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大流行世界中的智能数据管理

经过马克·德尔加多
出版:2020年5月20日 |最后更新:2022年3月25日
关键要点

全球大流行的非常明显的后果之一是,像全球社区和机构一样,企业正在被迫做新的事情。

来源:伊普巴

全球大流行的非常明显的后果之一是,像全球社区和机构一样,企业正在被迫做新的事情。

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不出于便捷或便利;这些变化是生存的基础。

当然,大流行的人类悲剧大于其他考虑因素,但是为了员工,利益相关者和他们所服务的客户,企业必须士兵士兵。他们必须以新的方式面对业务风险,并抛开过时的做法。

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他们面临的最重要的挑战之一是如何在工作中的工作中保持严格的治理。几十年来一直是业务 - 与众不同的方法和过程的方法,方法和过程突然不适合目的,并且没有新的心态就无法改编。

如何管理“智能数据”(仅用于业务目的绝对必要的数据,并且经过彻底审查以确保遵守法规的数据 - 在这种重建的环境中,这将是一个挑战。

受到审查是收集,整理,存储和以其他方式仅管理最相关的数据的所有过程,并且在监管机构的眼中,该组织允许该组织。

当人们考虑大多数企业爆发所做的一些操作变化时,保持合规性变得更加复杂。

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为了在未来几个月和几年内保持合规性连续性,绝对必要变化。

三个关键影响

甚至在Covid-19之前,也有令人信服的理由找到更好的管理智能数据的方法。

当该数据不必要,无关紧要或简单不正确时,该数据可能会构成该数据的风险。然后是确保数据主体意识到使用数据的目的以及尊重其其他权利和保护的目的。

最后,很明显,通过删除无关数据的数据,管理剩下的东西在本质上变得更加有效。

为了在后脊骨病毒环境中管理智能数据,企业必须承认并解决大流行对商业格局的三种影响。

这些影响都是不可避免的。大流行只是使我们迈向改变。

纸终于死了

当然,没有人再将纸作为关键任务工作流程平台了!

抱歉,在电子文档和内容管理行业已经近30年了,我忍不住了。

不过,我现在确实相信这是任何严肃的规模业务中棺材中的最后一个钉子。纸张和纸质过程现在已停用。

如果组织继续依靠它们来管理数据并保持合规性,那么它也将很快被撤消。

在工作中的背景下,任何将数据投入纸张的过程都会成为风险。这是基本的:个人身份信息(PII)或其他关键任务信息不属于纸质。几乎不可能追踪,容易丢失或失踪,这是非常困难的,正如最近几周最痛苦的那样,不能同时在一个以上。

除此之外,当进行远程协作时,固有的缓慢,效率低下和基于纸张过程的不透明性现在已成为业务的信天翁。

在敦促风险和合规官和运营负责人的敦促下,公司已经越来越多地转向工作场所流程的自动解决方案,尤其是因为新的“工作场所”现在是一个工作中的分布式工作网络。

通过严格遵守自动化,可以通过基于仪表板的操作监督来控制,跟踪和审核信息的访问和移动,从而消除了面向纸张的风险。

自动化政策和程序管理

锁定开始时,大多数公司都需要立即进行快速政策和程序的变化。

其中许多与数据处理有关。

在工作中的环境中,开发,实施和交流这些修订,从员工或受影响的其他受影响的员工或其他受影响的人中捕获证明是一个噩梦般的困难情况。

由于新的大流行驱动的情况不断出现,这种情况已经变得异常流动,而使用传统手段的政策管理几乎是不可能的……而且价格不变。

这也是自动化系统可以通过大幅简化数据处理策略和程序的管理来介入的爱游戏网页入口地方。使用自动工具,管理员和员工都可以更轻松。可以迅速对政策进行迅速修改,审查,批准并传达给受影响的员工,他们立即意识到应遵循哪些规则。

特定于某些员工的政策只能交付给那些当事方,并且对任何人的证明变得像单击几下一样简单,就像跟踪,审计和报告一样。

人力资源,合规性或运营经理可以在整个劳动力的政策合规性状态中实时可见性,无论其位置如何。

随着自动提醒,可以消除该经理人亲自跟进落后者和测试或知识评估的需求,以确保所需的理解水平,无论需要多久,都可以实时确保对政策更改的迅速更新。

遵守法规合规性

我们将看到依赖智能数据的公司重大变化的第三个领域?

显然,在法规合规性中。

Covid-19的出现并没有导致监管机构突然举起双手并大喊“暂停!”例如,加利福尼亚总检察长办公室没有人选择推迟CCPA实施。那是明确说明。

也是如此GDPR合规性以及全球其他数据隐私或治理法规。

尽管在引入这些义务时,监管机构在过去可能有些宽容,并为公司提供了“宽限期”,使公司在数据隐私和信息安全指南中找到自己的地位,但即使在这种非凡的运营环境中,他们也在继续继续维护甚至加强 - 执法。

在一个远程工作状况,如果必须通过分散的人员访问客户或员工数据,那么风险的增加很明显。带有敏感附件的电子邮件正在飞行,工人正在将文件和文档下载到在家或个人设备上,以任何方式是恶意的,而只是为了完成工作。

在这种情况下,强制性的信息治理框架对于满足数据隐私和一般机密要求绝对至关重要。

两个基本的构建块数据治理是必须的。第一个是集中式数字存储库,为容纳和控制/审计访问PII或其他任务关键或敏感信息而创建。

第二个是所有数据资产的综合库存,这些数据资产出于一系列的操作原因,该资产是在该中央存储库之外的一系列数据资产。

其中最重要的是很多最终用户计算(EUC)整个组织中普遍存在的电子表格和其他数据资产,但不在其直接控制之外。

通过电子发现这些资产,可以在很大程度上自动化此库存的完整性,从而超过了手动管理的能力。

这两个组件为组织及其员工提供了所有运行信息的真实来源,同时还可以实施满足该数据收集,存储和到期的各种监管要求所需的可见性和控制。

合规连续性需要新技术

无论好坏,在Covid-19之后,无法回到业务运营或文化的“以前的样子”。

公司根本无法为他们提出的挑战实施数字自动解决方案,尤其是在他们希望继续利用智能数据的情况下;大流行只是加快了应对这些风险的需求。

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写的马克·德尔加多|Mitratech董事总经理

马克·德尔加多的个人资料图片

马克·德尔加多(Mark Delgado)是GRC董事总经理Mitratech。他与全球销售,服务和支持组织的领导者合作,为美国以外所有产品和所有地理位置的Mitratech客户和潜在客户提供高级领导。

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